reunião de condomínio

Reunião de condomínio: o que é preciso para fazê-la de forma objetiva?

Saber como fazer uma reunião de condomínio de maneira objetiva e com informações claras é fundamental para que os melhores resultados sejam alcançados. Nem sempre o quórum adequado é atingido pelos fatos de os moradores acharem os encontros longos demais, cansativos e sem foco.

Para evitar que isso aconteça, existem estratégias que podem ser elaboradas para que as melhores decisões sobre os assuntos discutidos sejam tomadas por meio de reunião e o condomínio possa ter um bom controle das atividades e uma gestão eficiente.

Quer saber quais práticas podem ser implementadas nesse processo? Então, veja as dicas que preparamos para você!

Elabore a pauta da reunião

Elaborar a pauta antes da reunião de condomínio vai torná-la muito mais produtiva. Para isso, estipule a ordem de prioridade dos temas a serem abordados para gerar objetividade para o encontro.

É importante que os condôminos recebam a pauta previamente para se prepararem para discutir os tópicos que estarão em questão, como prestação de contas, serviços a serem contratados, entre outros. Além de ser útil, esse envio prévio demonstra organização.

Garanta o quórum mínimo

É necessário atingir um quórum mínimo para que a reunião seja feita, o que é um grande desafio tendo em vista a rotina corrida ou falta de interesse de alguns moradores em relação ao encontro.

Por esse motivo, é importante adotar práticas para garantir o número apropriado de pessoas, por exemplo, apresentar o edital de convocação para que os condôminos participem, que deve ser publicado em local de ampla circulação no edifício ou distribuído por meio de notificação para cada unidade do condomínio.

Saiba conduzir a reunião

A pessoa para presidir a mesa deve ser escolhida no começo da reunião. Ela será responsável pelo bom andamento das discussões. O mais indicado é que seja alguém respeitado por todos os presentes e que seja neutro. O presidente da mesa também precisa saber como direcionar o encontro e entender quando se posicionar para evitar conflitos.

Separe um tempo para discutir cada tópico da pauta

É fundamental que todas os assuntos elaborados para a reunião sejam discutidos ou solucionados, para que todos os dados e demandas necessárias ao condomínio possam ser executadas com a anuência dos condôminos. Isso evita que questões relevantes deixem de ser apresentadas.

Faça a ata da reunião

Ao final da reunião, é imprescindível a elaboração da ata. Alguém deve ser designado para redigir o documento, onde constará o registro de todas as decisões deliberadas, respeitando a sequência dos fatos para melhorar a compreensão.

Uma cópia da ata deve ser entregue aos moradores para que possam acessá-la sempre que houver alguma dúvida em relação ao que foi determinado para um melhor gerenciamento do local.

Conseguiu entender a importância de se preocupar em fazer uma reunião de condomínio eficaz? Uma dica é contar com o auxílio da tecnologia, tendo em vista que existem ferramentas disponíveis com o intuito de gerar facilidades para o administrador do edifício. Esses tipo de sistema ajuda no controle das contas a pagar e receber, a cumprir as normas legais, elaborar relatórios, entre outras atividades necessárias para promover a transparência da gestão.

Conseguiu esclarecer suas dúvidas sobre o assunto? Então, aproveite para ler “Inadimplência em condomínio: 4 dicas para cortar o mal pela raiz” e aprimore os seus conhecimentos!

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