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Mapeamento de processos internos: aprenda como fazê-lo!

Como forma de aprimorar as atividades envolvidas em uma gestão, é importante implementar medidas eficientes para alcançar o êxito esperado. Para isso, contar com o mapeamento de processos internos pode ser uma ótima ideia, tendo em vista que esse é um método usado para compreender de maneira simples como cada etapa das operações está funcionando, como entradas, saídas, além da elaboração de ações para melhorias, entre outros.

Pensando nisso, elaboramos este conteúdo para explicar os principais pontos sobre o mapeamento dos processos. Confira!

Quais são os principais benefícios da automação no mapeamento dos processos?

Entre os principais benefícios estão:

  • identificação de gargalos: dessa forma, fica mais simples detectar falhas e elaborar ações para eliminá-las, além de reestruturar processos para alcançar uma melhor performance;
  • delimitação de funções: a automação do mapeamento dos processos também permite a visualização de cada integrante, as funções e os papéis que podem ser melhor desenvolvidos por eles. Quando isso ocorre, torna-se mais simples compreender a colaboração e a importância de cada um nos resultados;
  • mensuração dos custos: todos os processos geram um custo. Essa prática gera visibilidade quanto às entradas e saídas, proporcionando o equilíbrio do custo-benefício de cada atividade;
  • avaliação do desempenho: por meio do mapeamento, é possível comparar o desempenho de casa pessoa e os resultados de cada período, para que comparações sejam realizadas;
  • padronização do trabalho: dessa maneira, os métodos e etapas podem ser aperfeiçoados, gerando mais qualidade e produtividade.

Como realizar o mapeamento de processos internos?

Algumas medidas devem ser implementadas para garantir um mapeamento de processos internos eficaz. Conheça as principais!

Estabeleça os processos a serem mapeados

Não é interessante mapear todos os processos de uma vez, já que isso gasta muito tempo e recursos. Por isso, o ideal é focar nas atividades que são prioridades e que vão gerar resultados positivos com maior rapidez.

Elabore um mapa de processo

O mapa de um processo é a representação gráfica das tarefas que o envolvem. Ele apresenta dados sobre entradas, processamentos e saídas, por exemplo. Para isso, a técnica mais adequada deve ser escolhida, entre elas: análise documental, fluxograma, questionário, observação, tabela descritiva, reuniões, entre outros. A definição da técnica vai depender da atividade que será mapeada.

Averígue e valide o mapeamento

Depois do término do mapa de processo, é preciso averiguar se todos os itens estão certos. Além disso, tenha certeza de que todos os envolvidos entenderam o processo e acreditam nos seus resultados.

Ajuste o processo

Esse é o momento de avaliar o funcionamento e a eficácia do processo que está em prática, analisando eventuais melhorias para o alcance dos objetivos e metas.

Automatize o processo

É importante envolver a automatização nas atividades propostas, já que a tecnologia tem se inserido em praticamente todas as áreas, propondo agilidade, segurança, assertividade e qualidade nas atividades desenvolvidas. Para isso, contar com um software específico, de acordo com as suas necessidades, é fundamental.

Acompanhe o andamento

O monitoramento frequente dos resultados é a última fase desse procedimento, sendo necessário para entender as ações que estão sendo vantajosas e o que deve ser mudado ou remodelado.

Como você pôde perceber, o mapeamento de processos internos é um método adequado para aprimorar a execução das atividades, além de propiciar um melhor direcionamento dos caminhos a serem seguidos para o alcance dos melhores resultados possíveis. Então, aproveite para seguir as dicas apresentadas e garantir que essa técnica gere os benefícios esperados.

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