Gestão de condomínios

Gestão de condomínios: tudo que o escritório contábil precisa saber!

Fazer uma gestão de condomínios eficaz não é uma tarefa tão simples, tendo em vista as diversas responsabilidades e funções que devem ser exercidas pelo síndico e pelo escritório contábil, principalmente pelas dúvidas que podem ocorrer na tentativa de fazer o melhor gerenciamento possível.

Existem várias formas de realizar uma gestão eficiente. No entanto, é importante entender as particularidades e, assim, definir as melhores práticas a serem implementadas.

Pensando nisso, elaboramos este conteúdo para mostrar os tipos de gestão e oferecer algumas dicas de como realizar uma boa administração. Confira!

Tipos de gestão de condomínios

Todos os condomínios precisam de um representante, que pode ser tanto o síndico, quanto uma empresa terceirizada. Existem alguns tipos de gestão, conheça a seguir um pouco mais sobre eles!

Autogestão

Acontece quando o síndico toma a decisão junto com os condôminos, e se responsabiliza pela gestão de todo o condomínio. Existe a possibilidade da autogestão ser assistida, que acontece quando existe a ajuda do conselho do condomínio ou de profissionais de outros ramos em questões pontuais.

Nesse caso, o síndico precisar ter em mente que vai dedicar uma boa parte do seu tempo com essa atividade, por isso, precisa ter um perfil organizado e responsável — já que deverá prestar contas, contratar colaboradores, além de realizar tarefas diárias que fazem parte de um condomínio.

Co-gestão

Acontece quando a administração é realizada pelo síndico, mas ele também conta com o auxílio de uma empresa terceirizada, como um escritório contábil ou administradora. A companhia contratada gerencia apenas uma parte dos processos, mas o síndico continua responsável pela administração.

Gestão terceirizada do condomínio

É uma forma em que o síndico e o conselho fiscal preferem terceirizar a administração integral do condomínio, ou seja, ela faz tudo, gestão financeira, manutenções, entre outras atividades. Em alguns casos, a administradora faz até o papel de síndico.

Dicas para realizar uma gestão transparente e otimizada

Caso o seu escritório contábil esteja gerenciando um condomínio, veja algumas práticas que podem ser implementadas para uma gestão de sucesso!

Busque informações

Assumir a responsabilidade de gerenciar um condomínio é uma decisão importante. Por isso, antes de se comprometer é necessário entender como funciona essa função. Além disso, é fundamental buscar adquirir conhecimento sobre o assunto, se preparar e, dessa forma, garantir uma gestão segura e correta.

Monte uma boa equipe

É imprescindível contar com um corpo de gestão qualificado em seu escritório contábil, com integrantes dispostos a trabalhar e que possam contribuir efetivamente com sugestões, opiniões e auxílio na tomada de decisões importantes. Sem essa ajuda, você corre o risco de ficar sozinho e perder o controle da situação.

Também é possível contar com profissionais da área jurídica, que poderão avaliar os contratos, cobranças, envios de notificações e demais documentos, evitando transtornos e prejuízos.

Preze pela comunicação

É primordial se preocupar com uma boa comunicação — que proporcione aos condôminos todas as informações necessárias, sem que eles precisem buscá-las. Por exemplo, crie uma espécie de comunicado periódico, utilize uma ferramenta de gestão e demais opções que sejam capazes de deixá-los sempre informados, evitando ruídos e solicitação em excesso para o síndico.

Apresente as contas

Você deve apresentar e disponibilizar para os moradores um relatório informando sobre todos os gastos mensais do condomínio. Isso é essencial para manter uma gestão transparente, tendo em vista que os condôminos precisam saber onde o seu dinheiro está sendo investido.

Quando as despesas mensais ultrapassarem o valor que normalmente é gasto, explique claramente como que essa quantia foi usada, por exemplo, com alguma tipo de obra. Nesse caso, é preciso realizar 3 orçamentos para realizá-las, além de informar a previsão de término para que os moradores estejam cientes de quanto tempo em média deverão arcar com um valor acima do que geralmente é pago.

Cumpra com as obrigações tributárias e trabalhistas dos funcionários

É fundamental cumprir com os direitos trabalhistas e tributários de cada funcionário contratado para cuidar do condomínio, já que o descumprimento dessas obrigações pode gerar sérias consequências, como o ajuizamento de ações judiciais.

Tenha em mente que a lei precisa ser cumprida da forma correta, por esse motivo, pague os salários em dia, respeite os períodos de férias, folgas e demais pontos que possam desencadear um processo trabalhista.

Realize assembleias

Uma outra medida que não pode faltar em uma boa gestão de condomínios é prezar pela transparência das atividades executadas, por isso, realizar assembleias é muito importante. Por meio delas, decisões poderão ser tomadas em comum acordo, dúvidas esclarecidas e informações relevantes expostas.

Essa reunião é uma excelente oportunidade para promover a transparência, então, o ideal é ir para esse encontro munido de dados precisos e reais — como documentos financeiros, demonstrativos, relatórios e demais arquivos que assegurem a integridade do gestor em relação à execução do gerenciamento condominial.

A tecnologia como aliada nesse processo

Existem disponíveis no mercado diversas ferramentas tecnológicas e sistemas que têm como finalidade aprimorar a experiência na gestão de condomínios, bem como auxiliar na estruturação de todas as questões que integram essa atividade. Mecanismos específicos podem contribuir nessa administração de várias formas.

Muitas empresas utilizam ferramentas como planilhas do Excel para ajudar no controle e acompanhamento das atividades, no entanto, quando um software específico é implementado, é possível centralizar todas as informações em um único local, além de possibilitar a integração dos dados, simplificando a realização dos cálculos e diminuindo os erros. Entre outros benefícios podemos citar:

  • agilidade e automatização dos processos;
  • controle contábil;
  • relatórios detalhados;
  • transparência;
  • segurança dos dados;
  • aumento da produtividade, entre outros.

Além de todas as vantagens para o responsável pela administração, você ainda oferece ao seu cliente o Portal do Condomínio, como disponibilizando pelo Condominizar, e o aplicativo, com diversas funcionalidades, por exemplo:

  • Detalhamento do rateio da Taxa de condomínio;
  • Impressão de segunda via de boleto;
  • Aviso automático de boletos vencidos;
  • Prestação de contas mensal e anual;
  • Declaração de quitação de débitos;
  • Documentos digitais do condomínio;
  • Reservas para a utilização das áreas de uso comum;
  • Registro e acompanhamento de ocorrências;
  • Disponibiliza as atas das assembleias realizadas, permitindo que os moradores que não puderam comparecer possam ter conhecimento sobre os assuntos discutidos, entre outros;
  • Além de vários outros pontos que simplificam as atividades habituais de um condomínio.

Conhecendo todas essas vantagens, não há dúvidas que um bom sistema pode colaborar para a potencialização e organização do trabalho de administração.

Conseguiu entender a importância de se preocupar com uma boa gestão de condomínios? Então, não espere mais para colocar as dicas apresentadas em prática, prezando sempre pela transparência e responsabilidade. Assim, o seu trabalho terá os melhores resultados possíveis, além de conquistar a confiança e satisfação de todos os moradores do condomínio sob seus cuidados.

Quer aprimorar a gestão de condomínios realizada por você? Então, entre em contato com a gente e veja como podemos ajudar!

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