Gestão de cobranças

5 maneiras para tornar a gestão de cobranças em condomínios mais eficiente

Uma das atividades mais desafiadoras de um condomínio é a gestão de cobranças, já que erros na administração podem afetar bastante os serviços, por exemplo, o aumento do número de moradores inadimplentes, a impossibilidade da criação de uma reserva, a falta de manutenção necessária, entre outros.

Para evitar que isso aconteça, é preciso que estratégias adequadas sejam implementadas como forma de otimizar essa gestão, identificar problemas e maneiras de corrigi-los e demais ações que tornem essa tarefa mais simples, a fim de obter um bom resultado.

Pensando nisso, elaboramos este conteúdo com 5 dicas para auxiliar nesse processo. Confira!

1. Controle a inadimplência

A inadimplência é um dos grandes problemas encontrados na gestão de cobranças. A falta de pagamento influencia diretamente nas contas, gerando prejuízos para a manutenção adequada do condomínio. Com o cenário atual de crise econômica e o aumento do índice de desemprego, é comum que ela aumente. Por esse motivo, é necessário procurar maneiras de recuperar esses valores, já que isso pode obrigar o síndico a retirar valores do fundo de reserva para manter as contas em dia — e não conseguir cobrir o desfalque depois.

Caso essas medidas não sejam tomadas, os moradores adimplentes sofrerão as consequências, tendo em vista que reajustes deverão ser realizados. Como alternativas, você pode criar fundos de prevenção à inadimplência (para impedir aumentos não projetados nos casos de atrasos ou ausência dos pagamentos) ou elaborar uma régua de cobranças, que explicaremos a seguir.

2. Crie uma régua de cobrança eficiente

Entender as causas que levam um morador a atrasas o pagamento da taxa de condomínio é preciso, já que diversos são os motivos, e, como um dos principais, estão o esquecimento. Ter uma régua de cobrança bem projetada possibilita que o condômino seja avisado com antecedência sobre o vencimento da parcela, além de garantir que a cobrança do boleto em casos de atrasos seja realizada em tempo hábil, evitando grandes dores de cabeça.

Para isso, podem ser utilizados vários canais de relacionamento, como envio de e-mails, mensagens pelo celular, ou, até mesmo, uma carta para o morador inadimplente, quando o atraso for por um período maior.

3. Tenha um fundo de reserva

Mesmo com um planejamento eficiente, imprevistos podem surgir. Então, o adequado é manter um fundo de reserva para casos de emergência. Para isso, é necessário fazer uma consulta prévia do fundo a ser usado, além da obrigatoriedade de prestar contas da sua utilização. O ideal é criar uma conta bancária separada para esse valor, o que vai contribuir para a transparência da gestão.

4. Diminua os desperdícios

Nem todos os casos possibilitam uma redução de custos, contudo, alguns desperdícios podem ser resolvidos de forma simples, por exemplo, luz, água e limpeza, que podem ser minimizados com a conscientização dos moradores por meio de campanhas.

Além disso, é possível investir no sistema de captação da água da chuva para ser utilizada na limpeza das áreas comuns ou trocar as lâmpadas, implementando o acendimento automático por meio de sensores, que vão gerar uma economia considerável no gasto de energia.

5. Conte com o auxílio da tecnologia na sua gestão de cobranças

Uma boa ideia é contar com um software para auxiliar na gestão de cobranças do condomínio, já que ele possibilita agilidade nos processos de cobrança, gerenciamento financeiro e redução de erros. Por meio dele, é possível integrar as tarefas, o que simplifica a execução das tarefas, economiza tempo, melhora a comunicação, proporciona a transparência e garante diversos outros benefícios para síndico e moradores.

Uma outra vantagem é a possibilidade de gerar boletos por meio do sistema ou enviar avisos quando a data de vencimento estiver próxima, o que facilita a rotina dos usuários.

Com as dicas aqui apresentadas, fica muito mais simples fazer a gestão de cobranças no condomínio, então, não espere mais para colocá-las em prática e garantir os benefícios que um gerenciamento automatizado por propiciar — tanto para uma administração eficiente quanto para o bem-estar de todos os condôminos.

Gostou deste conteúdo? Então, aproveite sua visita em nosso blog para saber mais sobre a importância do planejamento para evitar aborrecimento.

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