5 principais dicas sobre a gestão contábil que você precisa conhecer!

Transparência e funcionalidade. Essencialmente, essas são as principais qualidades de uma boa gestão contábil, que deve ser capaz de oferecer um controle detalhado sobre as operações do condomínio, entregando conforto e previsibilidade para todos os envolvidos — sejam eles os moradores, síndicos ou contadores.

Com isso em mente, elaboramos este post especial sobre o tema. O nosso objetivo é detalhar todos os fatores que contribuem para uma boa gestão, explicando a importância desse processo e apresentando algumas dicas pontuais para que o escritório de contabilidade aprimore essa estratégia. Portanto, não perca tempo e acompanhe!

A importância de uma boa gestão contábil

Como você bem sabe, a gestão condominial não é um nicho exatamente simples. Afinal de contas, esse segmento precisa lidar constantemente com fatores como a inadimplência, elaborando métodos e soluções para reduzir esses índices e garantir um fluxo de caixa saudável para o custeamento das despesas totais.

Nesse caso, na ausência de uma boa gestão contábil, todo condomínio está sujeito às consequências da inadimplência. Entre os moradores, isso é percebido por meio da óbvia queda na qualidade dos serviços, demissão de funcionários, aumento dos intervalos de manutenção, áreas comuns expostas à falta de limpeza e jardinagem, problemas técnicos, elétricos e hidráulicos pendentes de resolução e uma série de outras situações afins.

Já em um segundo momento, a gestão contábil se foca em garantir transparência e ética no controle das contas. Sem um acompanhamento bem estruturado, todos os condôminos estão sujeitos aos riscos de uma administração suspeita, que pode provocar desvios, fraudes e demais irregularidades sem que a comunidade condominial perceba.

As 5 principais dicas sobre gestão condominial

Caso você tenha se tornado um leitor assíduo do nosso portal, sabe como priorizamos a produção de conteúdos que facilitam o cotidiano da equipe contábil, orientando soluções e etapas para tornar a operação do escritório mais rentável, completa e eficiente. Pois bem, é exatamente isso que você acompanhará agora. Dê uma olhada!

1. Desenvolva uma comunicação efetiva

Apesar do pragmatismo do setor contábil, não são todos os escritórios que mantêm uma relação direta e funcional com seus clientes. Na gestão condominial, esse é um fator indispensável, justamente por ser papel do escritório se manter em constante disponibilidade do síndico e dos condôminos, tanto na resolução de dúvidas como problemas.

Por conta disso, é importante que a sua empresa tenha vários canais de comunicação, cada qual responsável pelo atendimento de um público específico, com ferramentas de e-mail, telefones fixos, móveis e WhatsApp segmentados para o contato com novos clientes, condôminos, síndicos, advogados e procuradores.

Por meio dessa categorização, o escritório garante a organização das caixas de entrada, a objetividade na resolução de questões jurídicas e a agilidade na resolução de problemas e dúvidas de síndicos e moradores.

2. Avalie soluções de otimização

Ainda que a contabilidade seja um segmento complexo, exigindo bastante brainpower na elaboração de planejamentos e estratégias, vale notar que se trata de um setor repleto de tarefas automatizáveis. Afinal de contas, não existem motivos para diluir o custo/hora de um atendente com a emissão de segundas vias.

Pois veja, apesar de ser um processo simples, bastando um minuto em linha para identificar o cadastro e disparar o novo boleto por e-mail, esses micro períodos se acumulam ao longo do tempo. Quer ver um exemplo prático disso? Digamos que seu colaborador emite uma média de 90 segundas vias todos os meses.

Ao final de um mês, o seu escritório desperdiçou 1 hora e 30 minutos de trabalho desse colaborador — em um ano, 18 horas. O prejuízo operacional pode ser ainda mais discrepante se os próprios contadores são responsáveis por esse processo, já que são 18 horas anuais que poderiam ser aplicadas na abordagem de problemas mais importantes.

Além disso, vale notar que só utilizamos o exemplo das segundas vias, mas que ainda existe uma série de outras etapas na gestão de documentos que podem ser automatizadas por meio da implementação de um sistema de ERP, alavancando sua agilidade na emissão de notas, atualização de fluxos, elaboração de gráficos, realização de baixas e questões afins.

3. Invista em capacitação

Já aqui temos um critério que não é segredo para ninguém, visto que a especialização é um processo de desenvolvimento absoluto de um profissional em uma área do conhecimento. O segmento condominial é repleto de tecnicalidades, que precisam ser aprendidas e polidas pela sua equipe.

Afinal de contas, a alavancagem do seu escritório também depende da inteligência e expertise coletiva do seu time. Quanto mais capacitados e tarimbados no próprio campo de atuação, maior o valor técnico que você emprega nos seus contratos, justificando o aumento do ticket médio no médio e longo prazo.

4. Trabalhe estratégias de marketing e publicidade

Mas não basta ser excelente, o escritório também precisa ser visto, descoberto e experienciado pelos consumidores. Essa visibilidade é uma conquista que pode ser inerente a várias estratégias, sendo inicializada por meio de um bom networking ou localização do escritório, por exemplo.

No entanto, é fundamental que a sua empresa embarque nas tendências irrevogáveis da era em que vivemos, ou seja, o escritório precisa construir uma presença digital. Isso é possível por meio da aplicação estratégica de recursos na gestão de mídias sociais, investimento em publicidade digital, estudo do seu público-alvo e elaboração de conteúdos importantes para o cotidiano de cada um deles.

5. Aposte em tecnologia

Por último e, definitivamente, mais importante: a adoção de tecnologia aplicada. Não há como negar essa realidade, e todas as grandes lideranças do setor contábil entendem a importância da modernização dos processos, pois apenas assim se torna possível escalar o seu modelo de negócio, absorvendo uma quantidade exponencial de novos contratos e aberturas de novas sedes.

Tratando-se do setor de condomínios, é fundamental que você encontre uma ferramenta tão especializada quanto a sua equipe, que, por conhecer os desafios desse nicho, apresenta todas as soluções que você precisa para agilizar o seu dia a dia operacional.

Nesse contexto, uma boa solução em gestão contábil deve oferecer um painel de controle para todos os agentes dessa interação, com aplicativos e plataformas para os síndicos e moradores, além de uma dashboard completa para o escritório de contabilidade. Dessa maneira, é possível reduzir as interações entre os clientes e o escritório, oferecendo tudo o que eles precisam na palma de suas mãos.

Ficou interessado em conhecer uma solução definitiva para a gestão contábil dos seus contratos? Então, não perca essa oportunidade direta para a modernização dos seus processos. Entre em contato com a nossa equipe e descubra como podemos alavancar os seus resultados!

Cogestão CondominialPowered by Rock Convert
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