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Gestão condominial: 8 práticas para otimizar a prestação de contas

Para ter uma gestão condominial eficiente é fundamental proporcionar transparência aos moradores sobre as entradas e saídas financeiras. Por isso, é importante traçar estratégias para que elas possam ser apresentadas com clareza e objetividade. Para ajudar nesse processo é necessário entender como criar os relatórios do condomínio e realizar uma prestação de contas precisa.

Apesar da sua importância, muitos síndicos e administradores não sabem como elaborá-los com efetividade, fazendo com que a tarefa se torne um grande desafio.

Pensando nisso, elaboramos este conteúdo com 8 dicas para aprimorar a prestação de contas. Confira!

1. Tenha um planejamento

Ter um planejamento adequado contribui para que as reais necessidades sejam identificadas, metas e objetivos sejam criados e ações para alcançá-los, implementadas. Essa etapa pode iniciar ao longo da assembleia de condomínio por intermédios de opiniões, sugestões e reclamações dos moradores e, com fundamento nesse feedback, será possível ter uma noção dos itens que deverão compor o planejamento.

Para que essa ideia seja estruturada com mais simplicidade, uma prática de priorização de projetos pode ser adotada, separando por urgência, gravidade e tendência. Depois disso, as medidas e recursos devem ser mensurados, onde a maioria deverá aprovar ou não em assembleia e as formas para levantamento de fundos discutidas.

2. Controle as finanças

O controle financeiro é uma atividade muito importante para a gestão condominial, tendo em vista que a falta de eficiência nessa área pode prejudicar a manutenção do prédio. Para garantir um bom controle, é necessário controlar algumas questões relevantes, por exemplo:

É necessário que todos esses números sejam bem organizados, por isso, é importante contar com o auxílio de ferramentas específicas para garantir que os relatórios produzidos apontes a realidade financeira do condomínio.

3. Mantenha uma boa comunicação com os condôminos

Ampliar as formas de comunicação também é uma prática que deve ser desenvolvida. Isso porque, nos dias atuais, não é mais necessário esperar o dia da reunião de condomínio pra ouvir e entender os problemas que vão surgindo com a convivência. Esse diálogo mais aberto pode ser fomentado por meio chats, emails, SMS, WhatsApp, redes sociais, entre outros.

Dessa forma, é possível que o administrador esclareça dúvidas sobre os valores que o condomínio tem disponível, com o que o dinheiro está sendo gasto, necessidades básicas do momento, além de resolver pendências previamente definidas e aprovadas pela maioria. Por meio dessa transparência, fica mais fácil apresentar números favoráveis, claros, facilitando a conquista da aprovação dos moradores.

4. Apresente uma tabela de gastos

O ideal é apresentar e disponibilizar para todos os condôminos uma tabela de gastos e custos efetuados e despesas mensais do condomínio. Isso é primordial para promover uma administração com transparência, considerando que é direito dos moradores saberem com que o valor das taxas condominiais está sendo utilizado.

Além de mostrar essa tabela de gastos, é importante esclarecer também quaisquer dúvidas que surgirem em relação às entradas e saídas do orçamento, disponibilizando um demonstrativo referente ao assunto junto com a prestação de contas.

5. Preste contas sobre os custos eventuais

Existem algumas situações inesperadas que podem fazer com que os gastos do condomínio saiam do programado para despesas mensais. Nesse caso, é importante esclarecer sempre que essas despesas acontecerem. Por exemplo, as obras e manutenções são assuntos que podem gerar dúvidas em relação ao valor disponível nas finanças do condomínio.

Dessa forma, estipule as datas de início e término dessas obras, quais são os valores previstos para execução das atividades necessárias, entre outros pontos relevantes. Depois disso, realize a prestação de contas por meio de relatórios precisos sobre esses custos eventuais, apresentando todas quantias gastas com esses serviços.

6. Exija a nota fiscal dos serviços executados

Em todos os serviços realizados no condomínio e compras feitas, é imprescindível que as notas fiscais sejam requisitadas ou documento semelhantes para que sejam anexadas juntamente aos relatórios para prestação de contas. Esse cuidado pode evitar eventuais suspeitas, além de comprovar todos os valores gastos.

7. Conte com o auxílio da tecnologia

Com o avanço da tecnologia, diversas ferramentas podem ser encontradas no mercado com o intuito de aperfeiçoar a gestão condominial, bem como auxiliar na organização de todas as atividades que compõem a obrigação de administrar o edifício, entre elas, a prestação de contas.

Ao contar com um sistema específico e apropriado, é possível usufruir de funcionalidades muito vantajosas, como emissão de boletos de prestações condominiais, envio desses boletos para o e-mail dos condôminos, realização de cobranças de inadimplentes, organização dos dados que serão usados para a elaboração dos relatório e demais atividades capazes de propiciar um gerenciamento mais eficiente.

8. Busque se especializar sobre o assunto ou conte com suporte profissional

Ao ter conhecimento sobre o assunto ou contar com profissionais experientes em gestão condominial, fica mais fácil identificar desde os problemas mais simples até os mais complexos, propor soluções e identificar em quais aspectos os recursos podem ser melhores utilizados.

Além disso, se torna mais simples cuidar da parte burocrática que engloba pagamentos, jornada de trabalho dos colaboradores, pagamentos de impostos, elaboração de cálculo para compor a taxa de condomínio com base nos gatos previstos e despesas decorrentes, entre outros. Isso evita problemas como a aplicação de multas ou ações judiciais ao condomínio.

Uma outra vantagem é a capacidade de fazer a prestação de contas de maneira precisa, já que é possível administrar o fluxo de caixa para que o capital disponível possa ser utilizado da forma mais correta possível. É importante ter em mente ainda que um balancete contábil deve ser apresentado em assembleia para que os moradores possam compreender como os recursos financeiros estão sendo administrados.

Agora que você já sabe como melhorar a gestão condominial por meio da otimização dos relatórios e prestação de contas, é importante ter em mente que todos os documentos comprobatórios precisam ser bem organizados, já que são responsáveis por apontar que todos os valores constantes nos registros estão em conformidade, garantindo uma administração séria e transparente.

Gostou deste conteúdo? Então, aproveite sua visita no blog para ler “Centro de custo contábil: o que é e quais são as vantagens?” e entenda melhor sobre o assunto!

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